MS 오피스2007 새로운 기능

◆ 파워유저가 됩시다 <1> ◆ 매일경제신문은 새해를 맞아 10회에 걸쳐 '파워 유저가 됩시다' 시리즈를 연재합니다. 매일 사용하는 컴퓨터 프로그램부터 생활 필수품이 돼 버린 디지털카메라 사용법, 휴대전화에 숨겨진 기능 등 정보통신(IT) 기기들에 대한 다채로운 활용법을 제시할 예정입니다. 첫 회에는 지난달 서비스팩 1이 출시돼 초기 오류를 수정한 마이크로소프트 '오피스 2007'을 보다 잘 사용할 수 있는 방법에 대해 알아보겠습니다. 기사 작성에는 오피스 프로그램 전문 교육기관인 오피스튜터 전경수 대표와 한국MS 정기용 비즈니스ㆍ마케팅본부 부장이 도움을 주셨습니다. 2006년 말 '오피스 2007'이 출시된 지 1년이 넘었다. 윈도 비스타 출시와 함께 많은 컴퓨터 사용자들이 오피스 2007로 속속 전환하고 있지만 아직까지 대세는 오피스 XP와 오피스 2003이다. 전환에 따른 비용도 문제지만 사용상 불편함을 호소하는 사례도 많다. 오피스 초기부터 이어져 내려오던 메뉴 틀이 2007 버전부터 과감하게 달라지고 새로운 기능도 추가됐기 때문이다. 예전 버전과 호환 문제를 지적하는 목소리도 높다. 2007로 작성된 문서를 외부에 보낼 때는 일일이 예전 버전으로 따로 저장해야 한다는 불만도 나온다. 이러한 불만에도 불구하고 우리가 왜 오피스 2007을 사용하면 좋은지, 또 어떤 기능이 달라졌고 어떻게 사용하면 편리한지 알아보자. ① 새로나온 리본메뉴…작업에 맞춰 메뉴 자동변경 리본 메뉴 화면

오피스가 2007로 진화하면서 바뀐 가장 큰 특징은 기존 메뉴ㆍ도구 모음이 '리본 메뉴' 형태로 바뀐 것이다. 리본 메뉴는 원하는 결과를 얻기 위해 필요한 명령을 손쉽게 찾을 수 있도록 디자인된 사용자 인터페이스(UI)다. 2007 이전 오피스는 원하는 명령을 찾기 위해서 메뉴마다 일일이 찾아들어가야 했지만 리본 메뉴는 사용하는 작업에 맞게 메뉴가 자연스럽게 바뀌어 화면 상단에 표시된다. 예를 들어 '워드'를 이용해 문서를 작성할 때 문서와 관련된 메뉴가 뜨다가 그림이나 차트를 작성할 때는 여기에 맞는 도구가 메뉴에 올라온다. 실시간 미리보기 기능이 있어 글꼴 전환, 크기 변환 등을 미리 확인할 수 있다. 또 메뉴 바 꼭대기에 빠른 실행 도구 모음이 있어 이를 이용하면 작업시간을 더욱 줄일 수 있다. 아이콘에서 마우스 오른쪽 버튼을 클릭하면 메뉴를 추가하거나 삭제할 수 있다. 문서 작성이 쉬워진 것도 장점이다. 전문 디자이너 도움 없이는 불가능했던 삼차원(3D) 효과와 투명 효과, 부드러운 그림자 처리 등을 오피스 기본 기능에서 만들 수 있다. 파워포인트를 획기적으로 단순화한 것도 장점이다. 오피스 2007은 기본 파일 포맷으로 풀 XML 기반인 오픈 XML을 채택했다. 이는 어떠한 소프트웨어와도 연결될 수 있도록 공개돼 있는 것이 가장 큰 특징이다. 또 집(ZIP) 압축을 기본으로 적용해 과거 오피스 파일보다 크기를 크게 줄인 것도 장점이다. ② 워드 멋진 서식 가득…클릭만 하면 예쁜 표지가 뚝딱 워드(Word) 2007의 새로운 기능 중 하나는 많은 서식을 기본으로 제공하는 것이다. '표지' 기능을 사용하면 멋지게 디자인된 예쁜 표지를 클릭 한 번만으로 작성할 수 있다. 표지를 만들기 위해 칸을 나누고 그림을 삽입하는 등의 수고를 덜게 된 것이다. 그림 편집도 쉬워졌다. 표지에 사용된 그림을 편집할 때 그림에 마우스 커서를 갖다 대면 리본 메뉴가 자연스럽게 '그림 도구'로 바뀐다. 그림 도구에는 투명 효과와 그림자 효과 등 포토샵을 이용해야만 가능했던 것들이 기본으로 제공된다. 문서 '테마' 기능을 이용하면 한 번에 문서 변경이 가능하다. 문서에 사용한 색상이나 글꼴이 마음에 들지 않을 때는 '테마' 기능을 이용하면 문서 전체 색상과 글꼴, 효과 등을 한 번에 바꿀 수 있다. 워드를 통해 문서를 만들 때 골치 아팠던 점 중 하나가 수식이다. 2007 버전에서는 '수식' 메뉴가 새롭게 추가됐다. 수식에서는 근의 공식, 삼각 함수, 원 면적 등 기본으로 제공되는 수식을 이용할 수 있고 이를 응용한 새로운 수식 작성도 쉽다. ③ 파워포인트 '스마트 아트'…원하는 모양 마음대로 오피스 2007의 가장 큰 변화는 파워포인트다. 스마트 아트 기능을 통해 원하는 도형 그림을 바로바로 만들어낼 수 있다. 예를 들어 회사 조직도를 만든다고 할 때 텍스트를 입력한 뒤 '스마트 아트' 아이콘을 클릭하면 원하는 조직도 모양이 다양하게 나온다. 수정도 간편하다. 하위 부서를 추가할 때 텍스트만 간단하게 입력해 주면 자동으로 모양이 변환된다. 계층 구조형으로 만든 것을 피라미드형으로 바꾸는 것도 클릭 한 번이면 충분하다. 파워포인트 2007에서는 테마 기능도 제공된다. 클릭 한 번으로 배경 색과 다이어그램, 테이블, 차트, 글꼴과 프레젠테이션이 있는 글머리 기호 스타일까지 바뀐다. 전체 프레젠테이션이 일관된 모양과 느낌을 갖도록 하는 것이다. ④ 엑셀 최대 100만개 행ㆍ1만6000개 열 작업 가능 엑셀 빠른 실행 도구 화면

엑셀 2007이 이전 버전보다 달라진 점 중 하나가 최대 100만개 행과 1만6000개 열까지 스프레드 시트를 지원한다는 것이다. 엑셀 2003은 1개 시트에만 6만5000개 행과 256개 열만 지원했다. 대용량 데이터 분석을 위해서는 여러 개 시트에 나눠 작업을 해야 했지만 2007 버전부터는 과거보다 작업 공간이 1024배 늘어나면서 웬만한 수식 분석은 1개 시트에서 가능해졌다. 차트를 만드는 것도 간단해졌다. 스마트 아트(Smart Art)와 클립 아트, 도형 등 기능이 시각적으로 제시되면서 원하는 형태를 그때그때 알맞게 적용하는 것이 가능해졌다. 파워포인트 2007에서 만든 차트를 그대로 갖고 올 수 있고, 엑셀 차트를 파워포인트에 붙이는 것도 쉬워졌다. 엑셀 작업에서 가장 많이 사용하는 기능이 데이터를 입력해서 이를 관리하는 표 기능이다. 과거와는 달리 많은 행을 포함하는 표를 스크롤할 때 틀 고정 없이도 표 머리글이 계속 표시된다. 데이터를 보다 쉽게 분석할 수 있다는 의미다. '요약 행' 추가도 새로 생겼다. 요약 행은 표에서 집계 함수를 선택할 수 있는 특수한 행으로, 클릭하면 집계 함수를 선택할 수 있는 대화형 상자가 나타난다. [이승훈 기자]mk